Valg af HR-system og hvilke systemer findes der

Når en virksomhed vokser, bliver administrationen af medarbejdere, processer og data hurtigt en kompleks opgave. Her kan et effektivt HR-system være en afgørende løsning. Men hvordan vælger man det rette HR-system, og hvilke muligheder findes der og hvilke fordele og ulemper er der ved de enkelte løsninger? Denne guide giver et overblik over, hvad man skal overveje, samt eksempler på forskellige HR-systemer og deres fordele og ulemper.

Hvad er et HR-system, og hvorfor er det vigtigt?

Et HR-system er en softwareløsning designet til at effektivisere og automatisere HR-relaterede processer. Det kan dække alt fra medarbejderadministration og rekruttering til løn og performance management. For mange virksomheder er et HR-system nødvendigt for at opretholde struktur, sikre compliance og frigøre tid til strategiske opgaver.

De vigtigste fordele ved at investere i et HR-system inkluderer:

  • Effektivitet: Automatisering af tidskrævende opgaver som lønberegning og medarbejderregistrering.
  • Præcision: Mindre risiko for fejl i datahåndtering og rapportering.
  • Overblik: Centraliseret adgang til medarbejderdata og analyser.
  • Skalerbarhed: En løsning, der vokser med virksomheden.
  • Overholdelse af lovgivning: En løsning, der overholder lovgivning herunder GDPR.

Overvejelser inden valg af HR-system

Før man investerer i et HR-system, er det vigtigt at vurdere virksomhedens specifikke behov. Her er nogle centrale overvejelser:

Virksomhedens størrelse og behov

Små virksomheder kan klare sig med enkle systemer, der fokuserer på grundlæggende funktioner som medarbejderregistrering og løn. Store virksomheder har ofte brug for avancerede funktioner som talent management, compliance og integrationsmuligheder.

Budget

HR-systemer varierer betydeligt i pris. Der findes alt fra gratis eller billige cloud-baserede løsninger til komplekse enterprise-løsninger med højere omkostninger. Det er vigtigt at finde en balance mellem funktionalitet og budget.

Integrationer

Et HR-system skal kunne integreres med virksomhedens eksisterende software, såsom ERP- og lønsystemer. Dette sikrer, at data flyder problemfrit mellem systemerne og reducerer dobbeltarbejde.

Modulopbygget

Et HR-system skal meget gerne være modulopbygget, således at HR platformen kan udbygges i forhold til organisationens udvikling og det økonomiske råderum. Man bør ikke gabe over mere end organisationen kan kapere, så hellere tage implementeringen i etaper.

Brugervenlighed

Et brugervenligt system er nødvendigt for at sikre, at medarbejdere og ledere nemt kan anvende det. En kompleks platform kan lede til frustration og lav adoption.

Overblik og rapportering

Det er vigtigt at overveje, hvilke data og standardrapporter dit nye HR-system skal kunne generere. Den generelle ledelses- og konkurrencekraft kan styrkes, hvis HR-systemvalget er godt. Derved har HR-systemvalget en ikke uvæsentlig strategisk betydning.

Persondata

Det er afgørende, at systemet lever op til lovgivningen omkring persondata. Både med mulighederne for brugerne at give og tilbagekalde samtykke samt at eventuelle data som hostes hos systemudbyder opbevares helt efter reglerne.  

Eje eller leje

Der er ofte mulighed for både at købe og leje et HR system, så det skal også indgå i dine overvejelser. Det optimale er at lave en TCO (Total Cost of Ownership), så du kan sammenligne omkostningerne ved de forskellige systemer.

Populære HR-systemer i Danmark

Der findes et væld af HR-systemer, og valget afhænger af virksomhedens behov og budget. Her er nogle af de mest anvendte muligheder i Danmark:

Sympa er et omfattende HR-system, der understøtter hele medarbejderens livscyklus. Det tilbyder funktioner som medarbejderdatahåndtering, lønadministration og compliance. Sympa integrerer med over 300 andre værktøjer, hvilket sikrer en problemfri dataudveksling.

Fordele:

  • Sympa tilbyder en komplet HR-platform, der dækker hele medarbejderens livscyklus, fra rekruttering til pensionering.
  • Systemet er let at tilpasse til virksomhedens specifikke behov, hvilket gør det muligt at skræddersy funktioner og processer.
  • Sympa kan integreres med over 300 andre værktøjer og systemer, hvilket sikrer en problemfri dataudveksling og effektivisering af HR-processer.
  • Sympa tilbyder avancerede rapporterings- og analyseværktøjer, der giver dyb indsigt i HR-data og understøtter datadrevne beslutninger.

Ulemper:

  • Nogle brugere har rapporteret, at systemet kan være mindre intuitivt, især for nye brugere, hvilket kan kræve ekstra træning.
  • Der er rapporteret om langsom respons fra Sympas kundesupport, hvilket kan være en udfordring i tidskritiske situationer.
  • Håndtering af brugerrettigheder og autorisationer kan være besværligt og tidskrævende.

HR-ON er en danskudviklet platform, der samler HR- og rekrutteringsprocesser i ét system. Det tilbyder funktioner som tidsregistrering, medarbejdertrivsel og GDPR-sikret datahåndtering. HR-ON er kendt for sin brugervenlighed og tilpasningsevne til forskellige virksomhedsstørrelser.

Fordele:

  • HR-ON tilbyder løsninger, der kan tilpasses forskellige virksomhedsstørrelser og behov, hvilket gør det muligt at skalere systemet i takt med virksomhedens vækst.
  • Systemet er designet med fokus på brugervenlighed, hvilket gør det nemt for både HR-medarbejdere og andre ansatte at navigere og anvende platformen effektivt.
  • HR-ON kan integreres med en række andre systemer og platforme, hvilket sikrer en problemfri dataudveksling og reducerer dobbeltarbejde.

Ulemper:

  • HR-ON har primært fokus på det danske marked, hvilket kan være en ulempe for virksomheder med internationale operationer, der kræver flersproget support og global compliance.
  • Sammenlignet med større internationale HR-systemer er HR-ON mindre kendt, hvilket kan påvirke tilliden hos nogle potentielle kunder.

Personio er et alt-i-ét HR-system designet til små og mellemstore virksomheder. Det dækker områder som rekruttering, medarbejderadministration og lønadministration. Personio er kendt for sin intuitive brugerflade og evne til at automatisere HR-processer.

Fordele:

  • Personio tilbyder en bred vifte af HR-værktøjer, herunder HR-administration, talentstyring og lønbehandling, hvilket gør det muligt at håndtere flere HR-processer inden for én platform.
  • Platformen er kendt for sin intuitive og brugervenlige grænseflade, hvilket letter adoptionen blandt HR-medarbejdere og ledere.
  • Designet til at opfylde europæiske standarder for databeskyttelse og arbejdsret, hvilket sikrer overholdelse af lokale love og regler.

Ulemper:

  • Lønbehandlingsfunktionaliteten er primært tilgængelig i Storbritannien, Irland og Tyskland, hvilket kan være en begrænsning for virksomheder uden for disse områder.
  • Personio mangler avancerede funktioner til håndtering af skifteholdsarbejdere eller timelønnede medarbejdere, hvilket gør det mindre egnet til virksomheder med sådanne behov.

HiBob er en moderne HR-platform, der fokuserer på medarbejderengagement og fastholdelse. Det tilbyder funktioner som onboarding, tidsregistrering og performance management. HiBob er velegnet til mellemstore og voksende virksomheder.

Fordele:

  • HiBob tilbyder en intuitiv og moderne brugergrænseflade, der gør det nemt for både HR-medarbejdere og ansatte at navigere og anvende systemet effektivt.
  • Systemet fokuserer på at fremme medarbejderengagement og virksomhedskultur gennem funktioner som sociale feeds, anerkendelser og medarbejderundersøgelser.
  • HiBob er designet til at understøtte forskellige arbejdsmiljøer, herunder onsite, remote og hybrid, hvilket giver fleksibilitet i HR-processer.
  • Systemet tilbyder stærke integrationsmuligheder med førende ATS, lønsystemer og læringsplatforme, hvilket sikrer en problemfri dataudveksling.

Ulemper:

  • HiBob inkluderer ikke egne moduler til løn- og benefits-administration, hvilket kan kræve integration med tredjepartssystemer.
  • Virksomheder, der har brug for et ansøgersporingssystem (ATS), skal finde eksterne løsninger, da HiBob ikke tilbyder et internt rekrutteringsmodul.
  • HiBob har for nylig ændret sin prismodel, hvilket kan gøre det mindre budgetvenligt for nogle organisationer.

CatalystOne er en cloud-baseret HR-løsning, der effektiviserer HR-processer og forbedrer medarbejderoplevelsen. Det understøtter behov som master data management, talentudvikling og performance management.

Fordele:

  • CatalystOne tilbyder en komplet HR-softwarepakke, der understøtter alle HR-funktioner, fra talent- og succession management til kontinuerlig performance management.
  • Løsningen er modulopbygget, hvilket betyder, at virksomheder kan vælge og kombinere de funktioner, der passer bedst til deres behov, og tilføje flere moduler efterhånden som behovene udvikler sig.
  • CatalystOne lægger vægt på datasikkerhed og sikrer, at alle data opbevares i overensstemmelse med GDPR-kravene, hvilket er afgørende for europæiske virksomheder.

Ulemper:

  • På grund af systemets omfattende funktionalitet kan det være overvældende for mindre virksomheder med enklere HR-behov.
  • Implementeringen af CatalystOne kan være forbundet med betydelige omkostninger og tidsforbrug, især for organisationer uden dedikerede IT-ressourcer.

En brugervenlig og fleksibel HR-platform, der automatiserer HR-processer som onboarding, medarbejderadministration og fraværshåndtering. Egnet til små og mellemstore virksomheder med fokus på enkel implementering.

Fordele:

  • Hailey HR er kendt for sin intuitive og brugervenlige grænseflade, hvilket gør det nemt for HR-medarbejdere, ledere og ansatte at navigere i systemet.
  • Systemet tilbyder automatiserede opgaver og workflows, der effektiviserer HR-processer som onboarding, medarbejderadministration og fraværshåndtering.
  • Hailey HR har indbygget GDPR-overholdelse og datasikkerhed, hvilket sikrer, at medarbejderdata håndteres sikkert og i overensstemmelse med lovgivningen.

Ulemper:

  • Nogle brugere har rapporteret, at systemet mangler visse avancerede funktioner, som større organisationer kan have behov for.
  • Som en relativt ny aktør på markedet er Hailey HR stadig under udvikling, hvilket betyder, at nogle funktioner endnu ikke er fuldt implementeret.

Cloud-baseret HR-system med fokus på medarbejderdata, fraværshåndtering og organisationsstruktur. Kendt for sin intuitive brugerflade og hurtige opsætning, især velegnet til mindre virksomheder.

Fordele:

  • Huma er designet til at være hurtigt at implementere, hvilket gør det nemt for virksomheder at komme i gang uden lange opsætningsprocesser.
  • Systemet har en moderne og brugervenlig grænseflade, der gør det nemt for både HR-medarbejdere og ansatte at anvende.
  • Tilbyder essentielle HR-funktioner som medarbejderdatabase, fraværshåndtering og organisationsdiagrammer, hvilket er ideelt for mindre virksomheder.

 

Ulemper:

  • Huma kan mangle nogle af de mere avancerede HR-funktioner, som større virksomheder kræver, såsom dybdegående talentstyring eller integrationsmuligheder.
  • Systemet tilbyder muligvis ikke omfattende integrationer med andre forretningssystemer, hvilket kan være en begrænsning for nogle organisationer.

En omfattende talent management-løsning, der hjælper virksomheder med rekruttering, udvikling og fastholdelse af medarbejdere. Integration med andre Visma-produkter gør det velegnet til større organisationer.

Fordele:

  • Visma Talent Solutions tilbyder en bred vifte af funktioner inden for talentstyring, herunder rekruttering, medarbejderudvikling og succession planning.
  • Systemet integrerer problemfrit med andre Visma-løsninger, hvilket skaber en sammenhængende oplevelse for brugerne.
  • Designet til mellemstore og store organisationer, hvilket gør det velegnet til virksomheder i vækst.

Ulemper:

  • Implementeringen kan være kompleks og tidskrævende, især for mindre virksomheder uden dedikerede IT-ressourcer.
  • Kan være dyrere sammenlignet med andre HR-systemer, hvilket kan være en udfordring for mindre organisationer.

Et næsen gratis og brugervenligt rekrutteringssystem, der automatiserer ansættelsesprocesser og forbedrer kandidathåndtering. Godt for små og mellemstore virksomheder, men har begrænsede HR-funktioner.

Fordele:

  • ReQruiting tilbyder et næsten gratis rekrutteringsværktøj, hvilket gør det attraktivt for små og mellemstore virksomheder med begrænsede budgetter.
  • Platformen er nem at implementere og anvende, hvilket reducerer behovet for omfattende træning.
  • Automatiserer mange aspekter af rekrutteringsprocessen, hvilket sparer tid og ressourcer.

Ulemper:

  • Sammenlignet med mere omfattende HR-systemer kan ReQruiting mangle avancerede funktioner inden for talentstyring og medarbejderudvikling.
  • Kan være mindre egnet til større virksomheder med komplekse HR-behov og et stort antal ansatte.

Workday er et cloud-baseret HR-system, der hjælper virksomheder med at administrere medarbejderdata, løn, rekruttering og talentstyring. Det tilbyder brugervenlige værktøjer til effektiv HR-håndtering og giver adgang til realtidsdata og analyser.

Fordele:

  • Intuitivt interface, der er nemt at navigere.
  • Adgang til systemet fra enhver enhed, hvor som helst.
  • Effektiv integration med andre systemer og data.
  • Øjeblikkelig adgang til analyser og medarbejderinformation.
  • Kan tilpasses både små og store organisationer.

Ulemper:

  • Kan være dyrt, især for små virksomheder.
  • Kan være overvældende at implementere og kræve træning.
  • Visse funktioner kan være svære at ændre for specifikke behov.
  • Nogle brugere oplever, at supporten kan være langsom.

En skalerbar HR-suite, der dækker løn, personaleadministration og talentudvikling. Tilpasset både private og offentlige virksomheder med stærk compliance og integrationsmuligheder.

Fordele:

  • SD Worx HR tilbyder en komplet HR-løsning, der dækker alt fra lønadministration til talentudvikling og medarbejderengagement.
  • Virksomheder kan vælge de moduler, der passer bedst til deres behov, og skalere efterhånden som organisationen vokser.
  • Fokuserer på at sikre overholdelse af lokale og internationale lovgivninger, hvilket er vigtigt for globale organisationer.

Ulemper:

  • Systemets omfattende funktionalitet kan gøre det komplekst at implementere og administrere, især for mindre virksomheder.
  • Kan være forbundet med høje omkostninger, både i form af licensgebyrer og implementeringsudgifter.

Talentsoft er et cloud-baseret HR-system, der tilbyder funktioner som rekruttering, onboarding, kompetencestyring og performance management. Det hjælper virksomheder med at udvikle medarbejdere og optimere HR-processer. Systemet er brugervenligt og fleksibelt, hvilket gør det velegnet til både store og mellemstore virksomheder. Talentsoft kan integreres med andre forretningssystemer.

Fordele:

  • Intuitivt interface, der gør det nemt at navigere og bruge systemet.
  • Tilbyder mange tilpasningsmuligheder, så det kan tilpasses specifikke virksomheders behov.
  • Omfatter rekruttering, onboarding, performance management, kompetencestyring og meget mere.
  • Kan nemt integreres med andre systemer og værktøjer i virksomheden.
  • Velegnet til både små og store organisationer.

Ulemper:

  • Kan være relativt dyrt, især for mindre virksomheder.
  • Nogle brugere kan finde systemet lidt komplekst i starten, især med de mange funktioner.
  • Selvom systemet er fleksibelt, kan omfattende tilpasninger kræve ekstra tid og ressourcer.
  • Nogle brugere rapporterer om varierende kvalitet af kundesupport afhængigt af region og forespørgselstype.

Emply tilbyder en omfattende HR-platform, der understøtter hele medarbejderrejsen fra rekruttering til fratrædelse. Systemet optimerer og strømliner arbejdsprocesser for HR, ledere og medarbejdere gennem fem kernefunktioner: medarbejderadministration, rekruttering, onboarding, læring og feedback.

Fordele:

  • Emply dækker hele medarbejderrejsen fra rekruttering til fratrædelse, hvilket giver en integreret oplevelse.
  • Systemet tilbyder automatiserede arbejdsgange, der reducerer manuel administration og øger effektiviteten.
  • Emply kan integreres med andre systemer, hvilket minimerer manuelt arbejde og fremskynder processer.

Ulemper:

  • Afhængigt af virksomhedens størrelse og behov kan implementeringen tage tid.
  • For mindre virksomheder kan systemets omfattende funktioner være overvældende.

Deel er en global HR-platform designet til at hjælpe virksomheder med at ansætte, betale og administrere teams i over 150 lande. Platformen tilbyder funktioner som global lønbehandling, compliance-sikring og HR-administration, hvilket gør det nemt at håndtere en distribueret arbejdsstyrke.

Fordele:

  • Deel understøtter ansættelse og lønudbetaling i over 150 lande, hvilket er ideelt for virksomheder med en global arbejdsstyrke.
  • Indbygget overholdelse af lokale arbejdsmarkedslove og -regler sikrer, at virksomheder opererer lovligt på tværs af forskellige jurisdiktioner.
  • Platformen er designet til at være intuitiv og nem at navigere.

Ulemper:

  • Omkostningerne kan være høje for små virksomheder eller startups.
  • Nogle funktioner kan kræve integration med andre systemer, hvilket kan medføre yderligere kompleksitet.

2people er et danskudviklet HR-system målrettet små og mellemstore virksomheder. Systemet tilbyder 15 forskellige moduler, der hjælper med at digitalisere og effektivisere HR-processer, herunder GDPR-overholdelse, tidsregistrering, rekruttering, onboarding, medarbejderudvikling og kompetencestyring.

Fordele:

  • 2people er målrettet små og mellemstore virksomheder, hvilket gør det relevant for denne målgruppe.
  • Tilbyder 15 forskellige moduler, der kan tilpasses virksomhedens specifikke behov.
  • Systemet hjælper med at sikre, at virksomheder overholder databeskyttelsesreglerne.

Ulemper:

  • Kan være mindre egnet til større virksomheder med komplekse behov.
  • Nogle avancerede HR-funktioner kan mangle.

Talentech er en førende leverandør af HR-software i Norden, der tilbyder løsninger til at digitalisere og strømligne alle HR-processer på én platform. Deres produkter dækker områder som rekruttering, onboarding og HR-administration, med fokus på at skabe en sammenhængende og brugervenlig oplevelse for både kandidater, medarbejdere og HR-teams.

Fordele:

  • Talentech tilbyder en samlet løsning, der dækker rekruttering, onboarding og HR-administration.
  • Systemet er skalerbart og kan tilpasses virksomhedens vækst og ændrede behov.
  • Fokus på at skabe en sammenhængende og brugervenlig oplevelse for både kandidater, medarbejdere og HR-teams.

Ulemper:

  • Implementering kan være ressourcekrævende for mindre virksomheder.
  • For virksomheder med enkle HR-behov kan systemets omfattende funktioner være unødvendige.

Valget af det rette HR-system afhænger af virksomhedens specifikke behov, størrelse og budget. Ved at analysere disse faktorer grundigt kan man finde en løsning, der effektiviserer HR-processerne og skaber en mere strømlinet arbejdsdag. Med mange forskellige systemer på markedet er der helt sikkert en løsning, der passer til enhver virksomheds behov i Danmark.

Har du brug for rådgivning eller hjælp på HR området, eller har du brug for en HR konsulent til at varetage en midlertidig stilling?

 

Ring på

Line Arrow 19

Læs seneste nyt fra Adminto

Nysgerrig på mere? Du kan læse meget mere omkring interim og nyheder på det økonomiske område.

Få et uforpligtende tilbud

Få et tilbud på en god løsning inden for 24 timer. Vi er klar, når du har brug for at få tilført ressourcer og kompetencer til at få løst dine drifts-, udviklings- eller ledelsesopgaver i din økonomiafdeling.