Hvem er omfattet?
Virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport, eller hvis nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende regnskabsår, er omfattet af den nye bogføringslov og skal derfor udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. De virksomheder, som er omfattet af kravet om beskrivelse af bogføringsprocedurer, er de samme virksomheder, som er omfattet af kravet om anvendelse af et digitalt bogføringssystem.
Hvad skal beskrivelsen af bogføringsprocedurer indeholde?
Beskrivelsen skal omhandle virksomhedens procedurer for;
- at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis.
Det skal desuden fremgå hvilke medarbejdere i virksomheden, der er ansvarlige for disse procedurer.
Beskrivelsen skal være tilstrækkelig til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbar læselig form.
Sådan kan du anvende styrelsens skabelon:
Det er Erhvervsstyrelsens opfattelse, at det, for virksomheder i regnskabsklasse B og ikkeregnskabspligtige virksomheder, som udgangspunkt vil være tilstrækkeligt at udfylde styrelsens skabelon
Det fremgår af Erhvervsstyrelsens vejledning, at virksomheder som er omfattet af årsregnskabslovens klasse C og D typisk vil have en kompleksitet, et antal af transaktioner, og et økonomisk omfang af transaktioner, som medfører, at det ikke være tilstrækkeligt blot at udfylde styrelsens skabelon.
Nedenfor kan du finde en oversigt over, hvilke hovedelementer der, ifølge Erhvervsstyrelsen, som minimum skal medtages i beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer.
- Generelle oplysninger
- Ansvarlige personer
- Ekstern varetagelse af bogføringsopgaver
- Bogføringssystem
- Kontoplan
- Oversigt over transaktioner på væsentlige områder/typer af transaktioner
- Procedurer for registrering af transaktioner
- Afstemning af bogføringen
- Opbevaring af regnskabsmateriale
- Betryggende opbevaring
- Fremfinding af regnskabsmateriale
Straffebestemmelser
Virksomhedens ledelse (indehaveren eller et selskabs direktion og bestyrelse mv.) er ansvarlig for opfyldelse af bogføringsloven.
Overtrædelser af bogføringsloven straffes med bøde, medmindre anden lovgivning giver strengere straf. Ved udmåling af bøder tages hensyn til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, og om der er tale om gentagelsestilfælde.
For virksomheder med omsætning under 100 mio.kr. går bøderne fra 10.000 kr. til 1 mio.kr., så det giver god mening at få sat gang i en proces, som sikrer, at I overholder den nye lovgivning allerede nu her pr. 1. januar 2023.